居家辦公兩周︰我挖掘出了這份高效遠程會議指南
2020-02-20 16:01:05   來源︰互聯網
內容摘要
誰也沒想到2020一年的一場疫情打亂了所有人的節奏。疫情仍在繼續,但企業復工也是刻不容緩的事情。在居家辦公的情況下,各式各樣的遠程辦公工具開始走入我們的視線當中。如今,在家辦公兩周後,不少人可能和我有類似的感覺︰相對于一些簡單的文件傳輸、打卡等行為,遠程會議才是真正難啃的骨頭。因為在遠程協作中,很多…

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誰也沒想到2020一年的一場疫情打亂了所有人的節奏。疫情仍在繼續,但企業復工也是刻不容緩的事情。在居家辦公的情況下,各式各樣的遠程辦公工具開始走入我們的視線當中。

如今,在家辦公兩周後,不少人可能和我有類似的感覺︰相對于一些簡單的文件傳輸、打卡等行為,遠程會議才是真正難啃的骨頭。

因為在遠程協作中,很多溝通需要通過遠程會議來完成,遠程會議是否高效決定了遠程協作的效率,解鎖出視頻會議的正確打開方式,已然成為遠程辦公的當務之急。

溝通硬傷明顯︰空間差異引發的信息傳遞低效

遠程會議最大的痛點在于差異化環境下的溝通效率問題。

“在家辦公期間部門開會是最難受的。”任職于某牧業公司市場部主管的王旭(化名)表示︰“很多在家辦公的同事經常因為網絡問題錯過某些會議內容,通常視頻(會議)結束後仍需要以書面的形式去強調會議內容重點,(遠程會議)效率是比較低的。”

一方面疫情特殊時間節點上,在家辦公成為企業方面兼顧疫情防控以及維持業務正常進展的最佳解決方案,另一方面,由于家庭環境下的工作氛圍問題,信息傳遞的效率不可避免的有所下降。

因此,準確的會議記錄文本,就成為彌補效率空缺的關鍵。

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線上會議與線下會議的差別,核心在于以氛圍、環境的影響下,交互方式的差異化。

傳統會議中的文字記錄、文檔整理、知識分享等功能欠缺,導致信息傳遞不暢通。在線下的會議中,很多時候需要看回放、多次重听,才能理解會議要求,極大的降低工作效率。

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對于許多有跨國業務公司來說,會議總是受限于網絡、語言等各種原因造成會議過程冗長,交流起來既不方便,也不高效。

總結起來,傳統線上會議,其實有三大痛點︰

1.快速將視頻語音轉化為文字的需求非常迫切,或者是轉化成文本記錄留存。

遠程辦公需要以準確的文本記錄作為效率補充,核心就是如何從高效準確的完成會議語音到會議文本的轉化。

2.方便遠程演示、溝通。

空間的隔閡導致很多時候線上PPT演示的效果大打折扣,由于網絡延遲等諸多環境原因,在家辦公的同事很難獲取到全部的關鍵信息,

3.能夠快速翻譯,適用于遠程跨國會議、國際論壇等多場景。

對于很多有跨國業務的企業來講,翻譯是遠程會議中必不可少的重要部分,由會議音頻到文本再到翻譯後的會議內容文字再現是一個冗雜且效率低下會議交流環節,因而,快速將外文音頻翻譯至文本是提升跨國遠程會議效率的關鍵。

歸根結底,很多吐槽在家工作效率低下的企業管理者,歸根結底還是信息傳遞的不到位。在特殊的疫情期間,如何以有效的方式解決這一難題成為提升居家辦公效率當務之急。

技術基礎+痛點挖掘雙輪驅動︰對癥下藥方能一擊必中

“其實現在一些遠程會議產品已經能夠很好滿足線上會議的需求,像前兩天我們公司在線上組織一個開工動員大會,大約有180多位來自于各個地區各個部門的同事參與了這次視頻會議。”王旭表示,這其實也是公司第一次在線上開這麼大規模的會議,“確實沒想到(訊飛L1)能同時承載這麼多人同時在線。”

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(300多人視頻會議)

經多方了解,我們發現越來越多的企業開始使用訊飛听見L1作為遠程會議平台。

“相比于普通的遠程會議中,大家匯聚在線下會議室中進行跨地區開會,訊飛听見L1更適用于多人、多地點的在線會議協同辦公。”某快消品公司渠道負責人徐聞(化名)表示︰“由于業務需要,平時青島、鄭州來回跑,疫情期間只好通過視頻來聯系業務。”

據悉,科大訊飛旗下遠程會議產品L1,最大支持200路多方視頻會議接入,會議主持可以通過屏幕內容共享,將資料實時同步給所有與會人員,並通過訊飛的“實時語音轉寫翻譯”功能實現會議內容的快速文字化。

在語音轉文字方面,目前訊飛L1產品的實時語音轉寫翻譯的準確率最高達95%,通過實時的語音轉寫增加了溝通的有效性,同時彌補了遠程會議效率不足。

“會議結束後用掃碼就能下載會議的文字版,十分方便。”徐聞表示。據悉,徐聞公司所使用的訊飛L1支持會議記錄轉寫結果智能排版,通過自動生成二維碼,使掃碼獲取更快捷,會議的內容保存也更加安全。

據公開資料顯示,在產品的交互上,L1相關產品支持本地、遠程文檔演示,根據演講內容實時同步字幕,並通過使用白板批注功能,與與會人員同步互動,以解決遠程演示中的信息精準獲取問題。

同時,在會議結束後,會議文檔的結構化存儲可以迅速的沉澱此次遠程會議、培訓成果,從而不斷的積累來沉澱組織資源和文化。

一款好的在線辦公產品為什麼能直擊企業遠程辦公痛點?

*強悍的硬實力

通過以上企業管理人員的信息反饋,我們不難發現,一款好的遠程辦公產品一定有著技術上的硬實力作為底層基礎。

以听見L1為例,200多路視頻信號同時接入,實時會議語音轉寫以及翻譯的功能背後,是科大訊飛在AI語音交互領域多年深耕的技術實力。作為國內AI語音識別領域的“領頭羊”,通過AI語音、語義理解及轉寫技術,听見L1得以解決遠程辦公的需求痛點。

*謙虛學習的心態

簡單的說就是搞技術也要“接地氣”,從技術到產品不應是一味地閉門造車,更應該俯身傾听企業的實際需求,從而不斷根據企業實際需求進行相應的調整和改進。

“1月份疫情開始出現的時候,我們的團隊就在進行相應的產品改善與升級,包括擴大我們的後台用戶支撐規模。” 科大訊飛的產品經理孫鵬對表示,能保證上百人同時視頻會議的流暢度與在線溝通的質量,是訊飛團隊在疫情時期的首要任務。

由救急到剛需︰視頻會議或成數字時代標配?

出于疫情防控的需要,企業人員在家辦公成為當下環境中的短期趨勢。從某種程度上講,在家辦公也是為防控出力,為減少損失出力。

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考慮到企業經營壓力,日前訊飛听見推出了“見屏如面 共克時艱 ”L1產品免費使用方案。據悉,2020年6月30日前,視頻會議、轉寫、翻譯服務不計入1000小時內。

訊飛方面表示,此次的方案旨在幫助企業在疫情期間更好的辦公,並有效節約企業的線上辦公成本,在疫情的“攻堅戰”面前與廣大企業一起共克時艱。

作為特殊時期的一種“急救方案”,視頻會議、遠程辦公成為一種短期內的應急方案,但長期來看,如果體驗端更加完善,這樣的方案也將成為數字時代的“標配”。

非疫情期間,傳統會議開始前需要準備很多,集齊全部參會人員耗時耗力,效率十分低下,同時疫情期間對優質遠程會議產品的使用會放大這種傳統會議的弊端,喚醒更多企業給管理者的“效率會議”意識。

過去會議室場景中,語音實時交談的形式,會議內容多以視頻、音頻的形式保存下來,不利于傳閱,而經過訊飛L1等優質的遠程辦公產品體驗,其高效快捷便利的特點將逐步滲透至企業日常的辦公活動中去。

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實際上,在辦公體驗中也同樣存在消費中的“棘輪效應”,即人們在經過優秀的辦公體驗很難再適應效率低下的傳統會議活動。而此次訊飛听見L1其實超出很多企業和員工的錨定認知,這種高效、便捷的體驗容易造成體驗上的沖擊。

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以電商領域為例17年前電商就因為方便快捷的體驗沖擊用戶心理,從而得以改變用戶的消費習慣,使得線上電商爆發,成為主流。

因而,可以預見的是,未來當疫情過去,這種視頻會議的形式也會被更多企業保留並推廣,在棘輪效應下開啟數字化遠程會議、效率辦公的全新時代。









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